Arriver à un consensus

7 Aug

Arriver à un consensus implique une discussion collaborative plutôt que des débats antagonistes et est donc plus à même d’obtenir que toutes les parties se rassemblent sur la décision.

Les résultats en sont bénéfiques, entre autres :

·         De meilleures décisions – Puisque tous les points de vue du groupe ont été pris en compte, les propositions qui en résultent traitent tous le problèmes affectant la décision assi que raisonnablement possible.

·         De meilleures relations à l’intérieur du groupe – Par la collaboration plutôt que par la compétition, les membres du groupe peuvent établir des relations plus étroites tout au long du processus. Le ressentiment, les rivalités et les divisions s’en trouvent minimisés.

·         Une meilleure mise en œuvre des décisions – Quand on arrive à un accord suffisamment large et que tous ont participé au processus, il s’ensuit habituellement un fort niveau de coopération dans les actions qui en découlent. Il y a moins de probabilité d’avoir des perdants déçus qui risqueraient de saper ou de saborder passivement la mise en œuvre de la décision.

Le grand défi pour la plupart est que tous les points de vue doivent bénéficier d’une attention égale. Pour beaucoup, l’écoute n’est pas un don aussi développé que la parole. L’écoute active est une qualité qui s’apprend et s’améliore par la pratique. Un point important de l’écoute active est de garder son ouverture d’esprit, d’éviter les distractions, de prêter une grande attention, de se concentrer réellement, et d’attendre pour se faire une opinion d’avoir entendu tout ce que l’orateur avait à dire. De plus, pour s’assurer que l’on entende tous les points de vue, on attend vraiment que chacun des membres joue un rôle actif et participe pleinement.

Important : Pour qu’un groupe soit efficace, il convient d’éviter la propriété individuelle des idées, des problèmes et des solutions. Tout membre du groupe doit pouvoir avancer une idée ou une proposition, mais pour qu’elle devienne le but du groupe, elle doit APPARTENIR au groupe. De la même façon, tout membre du groupe peut avancer un problème ou une objection, mais, pour pouvoir trouver une solution, le groupe entier DOIT accepter la responsabilité de la solution du problème. Il faut amplifier le rôle de l’équipe pour trouver une solution à plusieurs problèmes rassemblés, et non se retrancher dans des luttes individuelles. Et souvenez-vous : chaque membre d’un groupe n’est pas nécessairement expert en tous les sujets, mais quand tous travaillent réellement ensemble, un groupe peut faire montre du même QI qu’un génie.

La direction

Le processus pour atteindre un consensus mûri et responsable exige qu’une personne dirige. Ses responsabilités incluent la prévision des réunions et des discussions, la documentation, la communication ; elle doit aussi s’assurer de la transparence, de l’équité et de l’ouverture du processus. Dans les groupes ouverts ou les organisations « horizontales » sans direction formelle, cela peut parfois mener à des frictions.  Il est important de reconnaître que la direction d’un groupe ne doit pas être un rôle permanent, et qu’il ne fait pas du dirigeant un supérieur ou ne lui donne pas la propriété du groupe ou de ses idées. Il peut également être injuste que le dirigeant soit exclu des discussions. C’est pourquoi il peut parfois être utile d’avoir deux personnes qui partagent le rôle de dirigeant pour que l’un ou l’autre puisse se retirer, conduire un sous-groupe de discussion ou prendre part aux activités du groupe pendant un temps.

En plus d’avoir au moins une personne qui dirige l’effort, quelques rôles additionnels peuvent aider à la fluidité du processus :

·         Des facilitateurs qui s’assurent que le processus de prise de décision suive les règles de la construction du consensus et des délais raisonnables. Il peut y avoir plus d’un facilitateur et ils doivent pouvoir « démissionner » de leur responsabilité s’ils se sentent trop personnellement impliqués dans la décision.

·         Des minuteurs qui gardent l’œil sur la montre. Ils font savoir aux facilitateurs et au groupe le temps qui leur reste et peuvent aider à remettre la discussion sur les bons rails. Un minuteur n’est pas toujours indispensable, sauf lorsque les facilitateurs sont trop occupés pour vérifier le temps restant.

·         Les empathiques mesurent le « climat émotionnel » de la discussion pour s’assurer qu’il ne monte pas trop. Le but est d’anticiper les conflits émotionnels, les empêcher de survenir ou les résoudre et de neutraliser toute forme d’intimidation ou autre expression de négativité à l’intérieur du groupe.

·         Les secrétaires ou « scribes » notent les décisions, les discussions et les actions du groupe pour que les dirigeants, les facilitateurs ou tout autre membre du groupe puisse se rappeler les problèmes ou déclarations préalablement actés et garde une trace de la progression. Ce rôle est plus particulièrement important lors d’une discussion longue ou complexe, où il est difficile de se rappeler ce que chacun a dit.

Règles de Base

Le groupe doit savoir dès le début COMMENT on arrivera à une décision. Le consensus pour ce groupe veut-il dire 100% d’approbation, une super majorité (60, 70, 75%), une simple majorité (51%), « l’unanimité générale » ou n’accepter qu’un ou deux avis contraires ? Les membres ont-ils le droit de s’abstenir, y a-t-il des règles sur le nombre d’absentions autorisées par participant, y a-t-il des sujets sur lesquels l’abstention ne sera pas permise ?

Chacun doit également comprendre ce que signifie donner son consentement. Accepter une proposition ne veut pas nécessairement dire qu’elle aurait été votre 1er choix. Les membres sont encouragés à penser au bien du groupe tout entier. Ce qui peut vouloir dire accepter une proposition populaire même si elle n’a pas votre préférence personnelle. En prenant une décision de consensus, chacun a une opportunité de faire entendre ses soucis durant la discussion pour que ses idées soient incluses. Mais à la fin, on accepte souvent le meilleur effort du groupe plutôt que de créer des factions ou des divisions, évitant ainsi une mentalité de « nous contre eux ».

Gardez à l’esprit que le but est de prendre une décision que le groupe puisse accepter, pas nécessairement une qui réponde aux souhaits de chaque membre.

Etape 1 : Définir le Sujet – Que va-t-on discuter ?

1. Rassembler les points de l’agenda.

2. Clarifier l’essence, les buts et le processus approprié pour chaque point.

3. Discuter la liste des points avec quelques membres du groupe.

4. Identifier et les recherches nécessaires à la tenue de la réunion.

5. Prévoir la discussion.

Etape 2 : Discussion ouverte – Chacun peut y contribuer librement

1. Inspirer une discussion créative, à l’esprit ouvert avec des règles et une structure pour la  discussion, spécialement la règle des décisions.

2. Faire un vote rapide pour voir si la discussion est vraiment nécessaire ! Si non, la discussion est reportée à l’étape logique suivante.

3. Discuter dans des limites de temps raisonnables.

4. Encourager une participation TOTALE et diverse.

5. Enregistrer les idées qui se sont fait jour.

Astuce : Avoir la liste des membres et noter tous ceux qui participent pour identifier plus facilement ceux qui hésiteraient à participer et les encourager à le faire.

Etape 3 : Identifier les Problèmes sous-jacents – Les actions efficaces ont des  conséquences

1. Demander au groupe d’identifier TOUS ceux affectés par le problème, pas uniquement à l’intérieur du groupe.

2. Lister tous les soucis connus ou prévisibles de ceux qui seront affectés

3. Grouper, évaluer, hiérarchiser ou organiser différemment les soucis identifiés qui formeront la base de la prochaine étape.

Etape 4 : Développement de la Proposition – Beaucoup de chemins peuvent atteindre la même destination

1. Si plusieurs actions alternatives existent, utiliser un processus collaboratif chacun son tour pour construire des propositions multiples.

2. Aider le groupe à sélectionner les concepts des idées de base sur lesquels bâtir les propositions.

3. Utiliser un graphe or une liste de quoi, comment, qui, quand, etc… pour aider le groupe à développer chaque option à son maximum.

Etape 5: Choisir une Direction – Les bonnes directions simplifient les voyages

1. Vérifier que le groupe est prêt à choisir une direction.

2. Revoir les options de la proposition avec le groupe.

3. Comparer les options à la liste des sujets, des idées et des soucis.

4. S’assurer que chacun a confiance dans le processus de sélection.

5. Choisir quelle option développer, par vote à bulletin secret ou à main levée.

Etape 6 : Création de la proposition finale – Dernière opportunité de l’améliorer par le consensus ou le compromis

1. Revoir et s’occuper de tout problème nouveau et restant sans réponse.

2. Identifier les détails qui pourraient améliorer la proposition (demander des suggestions, faire une liste)

3. Sélectionner les détails à inclure dans la proposition.

4. Rédiger la proposition et un processus pour décider des détails encore non résolus.

5. Fixer une limite pour le début ET la fin du travail.

Etape 7 : Fermeture – Vous êtes prêts à démarrer!

1. Confirmer la décision finale du groupe.

2. Faire preuve d’empathie avec tous les participants qui ne seraient pas satisfaits.

3. Ratifier l’acceptation de la décision du groupe.

4. Demander la coopération totale de tous les membres du groupe pour mettre la décision en œuvre.

5. Faire le plan, distribuer les rôles et les responsabilités, établir un planning

Astuce: Même ceux qui ne sont pas d’accord avec une décision peuvent et doivent se sentir capables de participer à sa mise en œuvre, surtout s’ils ont des qualités ou une expérience spécifiques.

 

 

%d bloggers like this: