Archive | August, 2011

Arriver à un consensus

7 Aug

Arriver à un consensus implique une discussion collaborative plutôt que des débats antagonistes et est donc plus à même d’obtenir que toutes les parties se rassemblent sur la décision.

Les résultats en sont bénéfiques, entre autres :

·         De meilleures décisions – Puisque tous les points de vue du groupe ont été pris en compte, les propositions qui en résultent traitent tous le problèmes affectant la décision assi que raisonnablement possible.

·         De meilleures relations à l’intérieur du groupe – Par la collaboration plutôt que par la compétition, les membres du groupe peuvent établir des relations plus étroites tout au long du processus. Le ressentiment, les rivalités et les divisions s’en trouvent minimisés.

·         Une meilleure mise en œuvre des décisions – Quand on arrive à un accord suffisamment large et que tous ont participé au processus, il s’ensuit habituellement un fort niveau de coopération dans les actions qui en découlent. Il y a moins de probabilité d’avoir des perdants déçus qui risqueraient de saper ou de saborder passivement la mise en œuvre de la décision.

Le grand défi pour la plupart est que tous les points de vue doivent bénéficier d’une attention égale. Pour beaucoup, l’écoute n’est pas un don aussi développé que la parole. L’écoute active est une qualité qui s’apprend et s’améliore par la pratique. Un point important de l’écoute active est de garder son ouverture d’esprit, d’éviter les distractions, de prêter une grande attention, de se concentrer réellement, et d’attendre pour se faire une opinion d’avoir entendu tout ce que l’orateur avait à dire. De plus, pour s’assurer que l’on entende tous les points de vue, on attend vraiment que chacun des membres joue un rôle actif et participe pleinement.

Important : Pour qu’un groupe soit efficace, il convient d’éviter la propriété individuelle des idées, des problèmes et des solutions. Tout membre du groupe doit pouvoir avancer une idée ou une proposition, mais pour qu’elle devienne le but du groupe, elle doit APPARTENIR au groupe. De la même façon, tout membre du groupe peut avancer un problème ou une objection, mais, pour pouvoir trouver une solution, le groupe entier DOIT accepter la responsabilité de la solution du problème. Il faut amplifier le rôle de l’équipe pour trouver une solution à plusieurs problèmes rassemblés, et non se retrancher dans des luttes individuelles. Et souvenez-vous : chaque membre d’un groupe n’est pas nécessairement expert en tous les sujets, mais quand tous travaillent réellement ensemble, un groupe peut faire montre du même QI qu’un génie.

La direction

Le processus pour atteindre un consensus mûri et responsable exige qu’une personne dirige. Ses responsabilités incluent la prévision des réunions et des discussions, la documentation, la communication ; elle doit aussi s’assurer de la transparence, de l’équité et de l’ouverture du processus. Dans les groupes ouverts ou les organisations « horizontales » sans direction formelle, cela peut parfois mener à des frictions.  Il est important de reconnaître que la direction d’un groupe ne doit pas être un rôle permanent, et qu’il ne fait pas du dirigeant un supérieur ou ne lui donne pas la propriété du groupe ou de ses idées. Il peut également être injuste que le dirigeant soit exclu des discussions. C’est pourquoi il peut parfois être utile d’avoir deux personnes qui partagent le rôle de dirigeant pour que l’un ou l’autre puisse se retirer, conduire un sous-groupe de discussion ou prendre part aux activités du groupe pendant un temps.

En plus d’avoir au moins une personne qui dirige l’effort, quelques rôles additionnels peuvent aider à la fluidité du processus :

·         Des facilitateurs qui s’assurent que le processus de prise de décision suive les règles de la construction du consensus et des délais raisonnables. Il peut y avoir plus d’un facilitateur et ils doivent pouvoir « démissionner » de leur responsabilité s’ils se sentent trop personnellement impliqués dans la décision.

·         Des minuteurs qui gardent l’œil sur la montre. Ils font savoir aux facilitateurs et au groupe le temps qui leur reste et peuvent aider à remettre la discussion sur les bons rails. Un minuteur n’est pas toujours indispensable, sauf lorsque les facilitateurs sont trop occupés pour vérifier le temps restant.

·         Les empathiques mesurent le « climat émotionnel » de la discussion pour s’assurer qu’il ne monte pas trop. Le but est d’anticiper les conflits émotionnels, les empêcher de survenir ou les résoudre et de neutraliser toute forme d’intimidation ou autre expression de négativité à l’intérieur du groupe.

·         Les secrétaires ou « scribes » notent les décisions, les discussions et les actions du groupe pour que les dirigeants, les facilitateurs ou tout autre membre du groupe puisse se rappeler les problèmes ou déclarations préalablement actés et garde une trace de la progression. Ce rôle est plus particulièrement important lors d’une discussion longue ou complexe, où il est difficile de se rappeler ce que chacun a dit.

Règles de Base

Le groupe doit savoir dès le début COMMENT on arrivera à une décision. Le consensus pour ce groupe veut-il dire 100% d’approbation, une super majorité (60, 70, 75%), une simple majorité (51%), « l’unanimité générale » ou n’accepter qu’un ou deux avis contraires ? Les membres ont-ils le droit de s’abstenir, y a-t-il des règles sur le nombre d’absentions autorisées par participant, y a-t-il des sujets sur lesquels l’abstention ne sera pas permise ?

Chacun doit également comprendre ce que signifie donner son consentement. Accepter une proposition ne veut pas nécessairement dire qu’elle aurait été votre 1er choix. Les membres sont encouragés à penser au bien du groupe tout entier. Ce qui peut vouloir dire accepter une proposition populaire même si elle n’a pas votre préférence personnelle. En prenant une décision de consensus, chacun a une opportunité de faire entendre ses soucis durant la discussion pour que ses idées soient incluses. Mais à la fin, on accepte souvent le meilleur effort du groupe plutôt que de créer des factions ou des divisions, évitant ainsi une mentalité de « nous contre eux ».

Gardez à l’esprit que le but est de prendre une décision que le groupe puisse accepter, pas nécessairement une qui réponde aux souhaits de chaque membre.

Etape 1 : Définir le Sujet – Que va-t-on discuter ?

1. Rassembler les points de l’agenda.

2. Clarifier l’essence, les buts et le processus approprié pour chaque point.

3. Discuter la liste des points avec quelques membres du groupe.

4. Identifier et les recherches nécessaires à la tenue de la réunion.

5. Prévoir la discussion.

Etape 2 : Discussion ouverte – Chacun peut y contribuer librement

1. Inspirer une discussion créative, à l’esprit ouvert avec des règles et une structure pour la  discussion, spécialement la règle des décisions.

2. Faire un vote rapide pour voir si la discussion est vraiment nécessaire ! Si non, la discussion est reportée à l’étape logique suivante.

3. Discuter dans des limites de temps raisonnables.

4. Encourager une participation TOTALE et diverse.

5. Enregistrer les idées qui se sont fait jour.

Astuce : Avoir la liste des membres et noter tous ceux qui participent pour identifier plus facilement ceux qui hésiteraient à participer et les encourager à le faire.

Etape 3 : Identifier les Problèmes sous-jacents – Les actions efficaces ont des  conséquences

1. Demander au groupe d’identifier TOUS ceux affectés par le problème, pas uniquement à l’intérieur du groupe.

2. Lister tous les soucis connus ou prévisibles de ceux qui seront affectés

3. Grouper, évaluer, hiérarchiser ou organiser différemment les soucis identifiés qui formeront la base de la prochaine étape.

Etape 4 : Développement de la Proposition – Beaucoup de chemins peuvent atteindre la même destination

1. Si plusieurs actions alternatives existent, utiliser un processus collaboratif chacun son tour pour construire des propositions multiples.

2. Aider le groupe à sélectionner les concepts des idées de base sur lesquels bâtir les propositions.

3. Utiliser un graphe or une liste de quoi, comment, qui, quand, etc… pour aider le groupe à développer chaque option à son maximum.

Etape 5: Choisir une Direction – Les bonnes directions simplifient les voyages

1. Vérifier que le groupe est prêt à choisir une direction.

2. Revoir les options de la proposition avec le groupe.

3. Comparer les options à la liste des sujets, des idées et des soucis.

4. S’assurer que chacun a confiance dans le processus de sélection.

5. Choisir quelle option développer, par vote à bulletin secret ou à main levée.

Etape 6 : Création de la proposition finale – Dernière opportunité de l’améliorer par le consensus ou le compromis

1. Revoir et s’occuper de tout problème nouveau et restant sans réponse.

2. Identifier les détails qui pourraient améliorer la proposition (demander des suggestions, faire une liste)

3. Sélectionner les détails à inclure dans la proposition.

4. Rédiger la proposition et un processus pour décider des détails encore non résolus.

5. Fixer une limite pour le début ET la fin du travail.

Etape 7 : Fermeture – Vous êtes prêts à démarrer!

1. Confirmer la décision finale du groupe.

2. Faire preuve d’empathie avec tous les participants qui ne seraient pas satisfaits.

3. Ratifier l’acceptation de la décision du groupe.

4. Demander la coopération totale de tous les membres du groupe pour mettre la décision en œuvre.

5. Faire le plan, distribuer les rôles et les responsabilités, établir un planning

Astuce: Même ceux qui ne sont pas d’accord avec une décision peuvent et doivent se sentir capables de participer à sa mise en œuvre, surtout s’ils ont des qualités ou une expérience spécifiques.

 

 

Virtual Protests Explained

7 Aug

What exactly is a Virtual Protest?
It is a very simple idea, just a new way of doing something people have been doing all over the world for a very long time. Problem is, when people go out on the streets to protest they take great risks. A virtual protest gives people a way to let their views be known without having to face the risk of being attacked, arrested or even killed. You register your attendance at a virtual event by accepting an event invite or sending a message, for example by SMS or using asocial network like Twitter.

What happens next?

Red Shirt (11) - Birmania Protests

A marker shows your attendance at a virtual event on a map or a website,or inside an application like SecondLife. Not everyone can view Google maps, because some countries filter certain websites including Google, so an image of the map with its markers is also used to let everyone view the event. The links for the map and the image are published on the day of the event, sometimes before. Geolocation data is NOT used because that could be a risk for some people.

Are virtual protests less ‘valid’?
No! It does take courage to go out on the streets in defence of your rights, but that does not mean that signing a petition or registering for a virtual protest has less value. The important thing is to get your point across, make your views known, and draw attention to your cause. It should not be necessary for anyone to be injured or killed in the process.

A segment of a social network

Can I be traced by attending a Virtual Protest?
No one attending a virtual protest organised by the Global Freedom Movement is asked for personal details. If other groups appear with similar ideas and they require registration or ask for personal information you are advised to stay away.

But you can trace me through..

  • My FaceBook account – change your privacy settings
  • My Twitter account – change your name/privacy settings
  • My Email – use an anonymous email account or the ‘Subscriber Email’ feature on this blog – subscriber addresses are not shared with us.
  • My Comments– comments on WordPress.com hosted blogs (like this one) do not make IP address available to the blog editors. Only enter email or website url information if you want to share it.If you are still not sure please contact us with any further questions. We want virtual protests to be safe, successful and worry-free.
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Cómo llegar a un consenso

7 Aug

Consenso se define como “una opinión o posición a la que llega un grupo entero”. La toma de decisiones a base de consenso es el proceso usado para llegar un acuerdo generalizado dentro de un grupo. Estas instrucciones te guiarán durante el proceso.

Pasos

Aprende los 5 principios necesarios de llegar a un consenso.

  1. Inclusión. Nadie en la comunidad debería ser excluido a menos que así lo pidan.
  2. Participación. Todos deben participar y dar sus opiniones y sugerencias, todos tienen el mismo derecho en la decisión final.
  3. Cooperación. Todas las inquietudes y sugerencias deben ser escuchadas para encontrar una solución que satisfaga a todos, no solo a la mayoría.
  4. Igualdad. Todos tienen el mismo peso en las decisiones y la misma oportunidad de enmendar, vetar o rechazar ideas.
  5. Solución a consciencia. Un grupo de toma de decisiones trabaja por el bien común teniendo en cuenta a todos.
Entiende los beneficios de usar un proceso de consenso que involucre cambios de opiniones que lleguen a buen puerto. Beneficios:Mejores decisiones porque todas las perspectivas se toman en cuenta.
  • Mejores relaciones de grupo por colaborar sin competir, construyendo mejores relaciones en el proceso.
  • Mejor implementación de las decisiones ya que al colaborar todos no habrá quien pueda desautorizar la decisión tomada.
Decide como se llegará a la decisión final: con el 100% del consentimiento, sin consentimiento unánime, por mayoría, votación o juicio de un líder, etc.
Aprende el significado de dar tu consentimiento. No siempre significa que sea tu primer elección, sino lo que es mejor para el grupo después de escuchar la opinión de todos.
Haz una síntesis clara de lo que es necesario decidir. Sea comenzar algo nuevo o arreglar algo, que todos puedan entender por qué se va a discutir y provee algunas opciones posibles.
Enlista todas las inquietudes de los participantes. Esta será la base para el desarrollo colaborativo de una propuesta que todos apoyarán.
Antes de comenzar una discusión haz pequeñas encuestas para ver si hay consenso y puedes llegar a la solución sin pérdida de tiempo. Si hay desacuerdos, discute las inquietudes, adapta la propuesta para llegar a la unanimidad. A veces se llega a la solución con un término medio, o mejor aún, hecha de modo que cubra todas las necesidades por haber escuchado a cada uno hasta llegar al consentimiento unánime.
Aplica la regla de decisión final. Esta regla debería ser pensada con anticipación a cualquier propuesta. Hay muchas opciones:Unanimidad Obligatoria

Un disidente, (U-1, Unanimidad menos 1) todos apoyan la decisión excepto por 1, quien no puede bloquear la decisión pero sí prolongar el debate. Lo positivo es que en su escepticismo puede mirar con ojo crítico y quizá señalar consecuencias de la decisión antes que otros.

Dos disidentes (U-2) tampoco pueden bloquear la decisión, pero pueden prolongar el debate aún más en búsqueda del tercer disidente (U-3), lo que significa que no hay consenso, especialmente en grupos pequeños.

Consenso aproximado, no define “cuánto es suficiente”. El líder o el grupo lo decidirán tratando de no crear más debate.

Gran mayoría (+/- desde 55% a 90%)

Mayoría simple

Se remite a un comité o a un líder para la decisión final.

Implementar la decisión.

Consejos

  • Enfatiza el rol del grupo al buscar la solución a varios problemas sin crear intereses contra nadie.
  • Algunas personas prefieren hacerse a un lado en el momento de tomar decisiones, sea porque no apoya la propuesta o porque no se siente capacitado para participar.
  • Si la decisión va a involucrar a mucha gente y tomará un tiempo prolongado, debes establecer reglas, como asegurarte que sean responsables, y hacerles saber que así se los considera y serán respetados como tales; que los votos de todos son iguales. He aquí algunos consejos que podrían ayudar:
    • Los facilitadores aseguran que el proceso de decisión es el correcto y se hace a tiempo. Puede haber más de uno, y podrá renunciar si se siente personalmente involucrado con la decisión.
    • Los cronometradores administran el tiempo y les hacen saber cuánto tiempo queda y ayudan a encausar la discusión si se sale de contexto. En general lo puede hacer uno de los facilitadores a menos que estén muy ocupados.
    • Los moderadores mejoran el “Clima emocional” de la discusión para que no se vaya de las manos y previene conflictos para no tener que subsanarlos más tarde.
    • Toma notas para documentar las decisiones, discusiones, y acciones del grupo y facilitar el seguimiento del progreso, especialmente cuando es una discusión larga y difícil de recordar en detalle.
  • Asegúrate que todos entiendan lo que significa “consenso” ya que deberán saberlo cuando se haya llegado a la solución.
  • Sé paciente con la gente de diferentes culturas mientras aprenden el proceso.
  • Deja tiempo para estar en silencio durante la discusión para dar oportunidad de razonar y medir mejor las opiniones.
  • Ten en cuenta que el objetivo es llegar a una decisión aceptada por el grupo y no necesariamente por cada uno de los miembros.

Advertencias

  • Si tu grupo requiere de unanimidad obligatoria, trata de cambiar la regla para permitir que se proceda aún si hay quienes están en desacuerdo, para evitar estancarte en discusiones interminables.
  • Ten cuidado con los beligerantes que buscan peleas personales. Los facilitadores y moderadores deberían mantener la atmósfera positiva para llegar al consenso

 

How To Reach Consensus

6 Aug

Consensus decision making involves a collaborative discussion, rather than an adversarial debate, and is therefore more likely to result in all parties reaching common ground.

The benefits include:

  • Better decisions – because all perspectives in the group are taken into account, the resulting proposals can address all the concerns affecting the decision as far as reasonably as possible.
  • Better group relationships – by collaborating rather than competing, group members are able to build closer relationships through the process. Resentment, rivalry and division is minimized.
  • Better implementation of decisions – When widespread agreement is achieved and everyone has participated in the process there are usually strong levels of cooperation in the actions that follow. There are less likely to be disgruntled losers who might undermine or passively sabotage effective implementation of the decision.

The big challenge for most people here is the need for all views to be listened to with equal attention. For many people, listening is not a well-developed skill in comparison to talking.

English: The Active Listening Chart shows the ...

English: The Active Listening Chart shows the progression in the quality of listening that an active listener can engage in. (Photo credit: Wikipedia)

Active listening is a skill which can be learned and improved through practice. An important feature of active listening is to keep an open mind, avoid distractions, pay close attention –really focus, and to wait to form opinions until you have heard what the speaker has to say. In addition to ensuring all views are heard, there is a serious expectation that each and every member will play an active role and participate fully.

Important: For a group to be effective, it is necessary to avoid individual ownership of ideas, problems, concerns, and solutions. Any member of a group can put forward an idea or a proposal, but for it to become the goal of the group it must belong to the group. In the same way, any member of a group can raise an issue or objection, but for a solution to be reached, the entire group must accept responsibility for solving the problem. Emphasize the role of the team in finding a solution to various issues together, not pitting against each other. And remember: every member of a group does not need to be an expert on every topic, but when they really work together, a group can display the IQ of a genius!

Leading

This process of reaching a mature, responsible, consensus requires that someone is in a leadership role. Their responsibilities include scheduling, documenting, communicating and planning meetings or discussions, and also ensuring that the process is transparent, fair and open. In open groups or “flat” organizations without formal leadership, this can sometimes create friction. It’s important to acknowledge that leading a group does not have to be a permanent role, and it doesn’t make the leader superior, or give them ownership of the group or its ideas. It can also be unfair for the person in the leadership role to be excluded from discussion. For this reason, it is sometimes useful to have two people share the role of leader, so that one or other can step back, lead a break-out group discussion, or take part in group activities for a time.

In addition to having at least one person leading the effort, there are a few additional roles that might help the process go more smoothly:

  • Facilitators make sure that the decision making process follows the rules of consensus building and a reasonable schedule. There can be more than one facilitator, and a facilitator should feel able to “resign” from their responsibility if they feel they’re becoming too personally involved with the decision.
  • Timekeepers keep their eye on the time. They let the facilitators and group know how much time is remaining and can help with steering the discussion back on track. A separate timekeeper is not always necessary, unless the facilitators are too busy moderating to keep checking the time.
  • Empaths gauge the “emotional climate” of the discussion to make sure that it doesn’t get out of hand. The goal is to anticipate emotional conflicts, prevent them or resolve them, and neutralize any kind of intimidation or other negativity within the group.
  • Note takers or “scribes” document decisions, discussions, and action points of the group so that leaders or facilitators or any member of the group can recall previously stated concerns or statements and keep track of their progress. This role is especially important in a long or complex discussion, where it’s hard to remember who said what.

Ground Rules

The group needs to know from the very start how a decision will be reached. Does consensus for this group require 100% approval, super majority (60, 70, 75 percent), simple majority (51 percent), “overall unanimity”, or only allow for one or two dissenters? Are members allowed to abstain; are there rules for how often they can abstain; or certain topics where this is not accepted?

Everyone also needs to understand what it means to give consent. Consenting to a proposal does not necessarily mean it is your first choice. Members are encouraged to think about the good of the whole group. This may mean accepting a popular proposal even if it is not your personal preference. In consensus decision making, everyone has a chance to voice their concerns during the discussion so that their ideas can be included. In the end, however, they often decide to accept the best effort of the group rather than create factions or divisions – avoiding an “us against them” mentality.

Keep in mind that the goal is to reach a decision the group can accept, not necessarily a decision that fulfills every member’swishes.

Step 1: Framing the Topic – What will be discussed?

1. Collect agenda items.

2. Clarify the essence, goals and appropriate process for each agenda item.

3. Discuss the list of items with some or all group members.

4. Identify and delegate useful pre-meeting research.

5. Schedule the discussion.

Step 2: Open Discussion – Everyone is allowed to contribute freely

1. Inspire an open-minded, creative discussion with guidelines and structure for the discussion, especially the decision rule.

2. Take a quick poll to see if discussion is actually needed! If not, move your decision along to the next logical step.

3. Manage the discussion within sensible time limits.

4. Support FULL and varied participation.

5. Record the ideas generated.

TIP: Keep a checklist of members and note each one as they take part, so that you can more easily identify those who may be hesitating to participate, and encourage their input

Step 3: Identifying Underlying Concerns – Effective actions have consequences

1. Ask the group to identify ALL the stakeholders affected by the issue – not only inside the group.

2. List any known or anticipated stakeholder concerns.

3. Group, rate, rank or otherwise organize the identified concerns to form the basis for the next step.

Step 4: Proposal Development – Many roads can reach the same destination

1. If several alternative actions exist, use a collaborative process of taking turns to build multiple proposals.

2. Help the group select basic outline ideas on which to develop proposals.

3. Use a chart or checklist of what, how, who, when, etc to help the group develop each option to its full potential.

Step 5: Choosing a Direction – Good directions make for easier journeys

1. Check that the group is ready to choose a direction.

2. Review the proposal options with the group.

3. Compare the options to the list of topics, ideas and concerns

4. Make sure each individual feels confident about the selection process

5. Choose which option to develop further – perhaps by vote or show of hands.

Step 6: Create a Final Proposal – Last chance to improve through consensus or compromise

1. Review and deal with any new or remaining concerns.

2. Identify details that might improve the proposal (ask for suggestions, make a list)

3. Select which details to include in the proposal.

4. Compose final wording for the proposal and a process for deciding any unresolved details.

5. Set a deadline for work to begin AND end

Step 7: Closure – You are ready to begin!

1. Confirm the group’s final decision.

2. Provide empathy for any unsatisfied participants.

3. Ratify acceptance of the group decision.

4. Request full cooperation from all group members in implementing the decision.

5. Make the plan, assign roles and responsibilities, set a timetable

TIP: Even people who dissent to a decision can and should feel able to participate in implementation, especially if they have specific skills or experience.

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